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Jul
05

Rhythmus, Scope und Verbindlichkeit – Im Interview: Jakob Frey, Projektmanager OEV

Effizientes Projektmanagement gehört zu den elementaren Aufgaben der OEV. Arndt Cornelsen, Leiter Consulting und Projekte, hat die Arbeit eines Projektmanagers bereits im Herbst unter dem Blickwinkel sozialer Kompetenzen, Zertifizierungen und Anwendung in der Praxis betrachtet. In dem Interview mit Jakob Frey, Projektmanager bei der OEV, stellen wir die Umsetzung von Online-Projekten in Bezug auf Rhythmus, Scope und Verbindlichkeit vor.

Das Interview bildet den Auftakt einer Serie, bei der einzelne Aufgabenbereiche und Mitarbeiter der OEV vorgestellt werden.

Nicole Kompalla-Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV): „Seit wann arbeitest Du bei der OEV und was sind deine Aufgabenschwerpunkte?“

Jakob Frey: Bei der OEV bin ich seit 2007 beschäftigt. Nach dem Einstieg als Werkstudent habe ich in der Online-Redaktion gearbeitet und verschiedene Kunden betreut. Seit zwei Jahren übe ich die Rolle eines Projektmanagers aus. Mein Aufgabenschwerpunkt ist die Leitung von Online-Projekten für unsere Kunden aus dem Kreis der öffentlichen Versicherer, insbesondere für die VGH und die UKV/URV.

Nicole Kompalla- Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV):“ Welche Rolle spielt die Ausgestaltung der Zeit für die Arbeit eines Projektmanagers?“

Jakob Frey: Theorie und Praxis sind sich einig, dass die Zeit und deren Planung und Ausgestaltung Kern der Arbeit eines Projektmanagers sind. Sie ist per Definition im Projekt immer endlich und wird, wenn Meilensteine oder der Projektabschluss näher rücken, zum knappen und kostbaren Gut.

Nicole Kompalla- Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV):“ Wie gehst Du in den Projekten vor?“

Jakob Frey: Für mich hat es sich bewährt früh im Projekt einen zeitlichen Rhythmus für die Beteiligten zu schaffen. Bei einem für uns typischen Online-Projekt (z.B. sechs Monate Laufzeit, fünf Mitarbeiter intern, zwei Ansprechpartner auf Kundenseite) verwende ich einen wöchentlichen Jour Fixe für unser Team und einen Termin mit Beteiligung der Kunden. Außerdem setze ich im 4-6 wöchentlichen Rhythmus einen Vor-Ort Termin mit den Kunden an.

Je rhythmischer (gleiche Zeit, gleicher Ort, selber Ablauf, …) desto besser: Diese Termine zielen zum einen auf die inhaltliche Ausgestaltung des Projektes ab und beantworten damit Fragen nach dem Status, wer hat welche Tasks, wie ist deren Reihenfolge, etc. Zum anderen dienen diese Termine dazu, das Team untereinander und mit dem Kunden auf der gleichen Ebene zu halten und dem Projekt in seinem Ablauf einen gewissen Stellenwert zu geben.

Nicole Kompalla- Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV):“  Wie reagierst Du auf Zusatzanforderungen von Kunden, die innerhalb von Projekten häufig vorkommen?“

Jakob Frey: Ebenso wie die Zeit bedarf der Umfang des Projekts der aktiven Ausgestaltung. Jeder kennt Abnahmephasen, in denen Sätze wie “Könnten wir nicht noch …” , “Wir wollten aber …” und “Das haben wir uns aber anders vorgestellt …” fallen und weiß, wie hinderlich diese kurz vor Schluss beim Erreichen der Ziellinie sein können. Wichtig ist daher, den Scope des Projektes nicht nur zu Beginn mit den Auftraggebern klar festzulegen, sondern diese Klarheit im Projektverlauf auch zu schützen. Dabei hilft der etablierte Rhythmus, der Kunden und Team immer im Dialog mit dem Projekt hält und so vor unliebsamen Überraschungen schützt. Bewiesen hat sich auch das enge und frühe Einbeziehen der Auftraggeber in Konzeption und Tests. Die Änderungen am Umfang, die sich nie vollständig vermeiden lassen, sollten nie ‘irgendwie’ auf Zuruf erfolgen, sondern können mit dem zuvor geschaffen zeitlichen Rahmen in den Statusterminen gesammelt, besprochen und damit auch dokumentiert werden. Ziele sind hier Transparenz für alle Beteiligten und verbindliche Entscheidungen zu Änderungen unter Berücksichtigung der anfallenden Kosten. Oft hilft schon eine einfache Liste, in der Änderungen festgehalten werden und im Sinne des Projektmanagements (Änderungs- oder Changement) gesteuert werden.

Nicole Kompalla- Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV):“  Gibt es noch weitere Punkte, die Dir in Deiner Arbeit wichtig sind?“

Jakob Frey: Neben Rhythmus und Scope ist mir das etwas gestelzt daher kommende Schlagwort “Klima der Verbindlichkeit” wichtig. Was ich damit sagen möchte klingt trivial und sollte selbstverständlich sein – erfordert aber immer wiederkehrend Disziplin und Genauigkeit und zwar genau dort, wo es am meisten weh tut: beim Projektmanager selbst. Dabei sind es gerade Kleinigkeiten wie das rechtzeitige Versenden eines Protokolls zu jedem Termin, der pünktliche Beginn und die vorbereitete Moderation dieser Termine, die bei der (Gesamt-)Qualität eines Projektes helfen. Die Erwartung, rechtzeitige und qualifizierte Rückmeldungen zu einzelnen Aufgaben oder Arbeitspaketen zu erhalten, lässt sich leichter erfüllen, wenn Sie durch den Projektmanager vorgelebt wird. So wird im Projekt eine Atmosphäre geschaffen, in der erfolgreich und zielorientiert gearbeitet werden kann. Dies ist meiner Meinung nach die wesentliche Grundlage, um in einem guten Rhythmus, mit Klarheit über den Scope, erfolgreich Projekte gestalten zu können.

Nicole Kompalla- Fiebig (Marketing und Kommunikation, OEV):“ Danke für das Interview“.

Lesen Sie in einem nächsten Blogbeitrag: „User Interface Design in der Praxis“ –  Anja Lagodka, OEV,  im Interview.

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